Сопровождение СМК по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 после сертификации: как сохранить систему рабочей
Сопровождение СМК по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 после сертификации: как сохранить систему рабочей
Получение сертификата по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 подтверждает, что система менеджмента качества предприятия прошла оценку соответствия. Однако сертификат сам по себе не поддерживает процессы, не обновляет документы и не устраняет причины повторяющихся проблем.
После аудита организация продолжает меняться: появляются новые сотрудники и поставщики, пересматриваются обязанности, технологии, услуги и требования заказчиков. Если эти изменения не включать в СМК, документы постепенно расходятся с реальной работой.
В результате система начинает существовать отдельно от предприятия и становится активной только перед очередной внешней проверкой.
ISO 9001 рассматривает СМК как основу для стабильного выполнения требований, повышения результативности и улучшения деятельности организации. Поэтому после сертификации необходимо продолжать контролировать процессы, анализировать данные и поддерживать систему в актуальном состоянии.
Почему СМК перестаёт работать после сертификации Обычно проблема возникает не из-за отсутствия документов. Процедуры и формы у предприятия есть, но они перестают отражать фактические процессы.
Например:
обязанности сотрудника изменились, а должностные документы остались прежними;
новый поставщик начал работать без установленной оценки;
показатели процессов собираются, но не используются руководством;
внутренний аудит проводится формально;
несоответствия закрываются без установления причины;
решения совещаний не контролируются;
записи восстанавливаются непосредственно перед проверкой.
В такой ситуации СМК превращается в дополнительную административную нагрузку вместо инструмента управления.
Что входит в сопровождение СМК после сертификации
Актуализация документов Документацию необходимо пересматривать не по календарю, а при изменении деятельности предприятия.
Поводом для актуализации могут стать:
изменение организационной структуры;
перераспределение ответственности;
запуск новой продукции или услуги;
изменение технологии и оборудования;
изменение нормативных требований, заказчиков;
появление новых рисков;
результаты аудитов, рекламаций и несоответствий.
При этом задача сопровождения — не увеличивать количество документов, а сохранять их соответствие фактической работе.
Проведение внутренних аудитов Внутренний аудит помогает заранее выявить разрыв между установленным порядком и реальной работой. Официальные рекомендации ISO называют его механизмом обратной связи для высшего руководства и источником информации о состоянии СМК.
Рабочий внутренний аудит должен проверять:
соответствие документов фактическим процессам;
выполнение требований сотрудниками;
управление изменениями;
работу с поставщиками;
достижение целей и критериев процессов;
повторяемость несоответствий;
выполнение решений руководства;
результативность корректирующих действий.
Если аудит проводится только перед внешней оценкой, предприятие теряет возможность выявлять проблемы заранее.
Работа с несоответствиями и рекламациями Регистрация проблемы ещё не означает, что она устранена.
После выявления несоответствия необходимо:
Оценить его последствия.
Установить причину.
Проверить, может ли ситуация повториться в других процессах.
Определить необходимые действия.
Назначить ответственных и сроки.
Проверить результативность принятых мер.
Формулировки «проведено обучение» или «обновлена инструкция» недостаточны, когда причина связана с оборудованием, организацией процесса, требованиями к поставщику или распределением ответственности.
Анализ со стороны руководства СМК остаётся рабочей, когда руководство регулярно получает объективную информацию и принимает на её основе решения.
Для анализа используются данные о:
достижении целей;
результативности процессов;
удовлетворённости заказчиков;
рекламациях и несоответствиях;
внутренних аудитах;
работе поставщиков;
рисках и изменениях;
корректирующих действиях;
потребности в ресурсах и др.
Результатом анализа должны становиться конкретные решения, сроки и контроль выполнения, а не только протокол совещания.
Признаки работающей СМК
Система менеджмента качества действительно функционирует, если:
документы соответствуют текущей деятельности;
сотрудники понимают свою ответственность;
показатели процессов регулярно анализируются;
изменения проходят оценку до внедрения;
внутренние аудиты выявляют реальные проблемы;
несоответствия не повторяются по одним и тем же причинам;
решения руководства выполняются;
предприятие готово подтвердить работу системы в любой момент.
Такая СМК помогает не только проходить аудиты, но и сохранять управляемость предприятия при изменениях.
Когда необходимо внешнее сопровождение СМК
Помощь специалиста особенно полезна, если:
после сертификации документы давно не пересматривались;
ответственный за СМК совмещает несколько функций;
внутренние аудиты проводятся формально;
повторяются одни и те же несоответствия;
предприятие изменило структуру, технологию или ассортимент;
сменился ответственный сотрудник;
приближается инспекционный контроль;
руководству нужна независимая оценка состояния системы.
Внешний эксперт помогает увидеть разрывы, которые сложно заметить сотрудникам, ежедневно работающим внутри процессов.
Сопровождение СМК по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 с QASM
QASM помогает предприятиям поддерживать систему менеджмента качества после сертификации и сохранять её готовность к внешним аудитам.
В сопровождение могут входить:
диагностика текущего состояния СМК;
актуализация документации;
проведение внутренних аудитов;
подготовка анализа со стороны руководства;
работа с несоответствиями;
проверка корректирующих действий;
подготовка к инспекционному контролю или ресертификации.
Результат сопровождения — СМК, которая работает постоянно, а не восстанавливается перед каждым аудитом.