ТОП-5 ошибок при планировании внутренних аудитов системы менеджмента качества в новом году
Введение
Начало года — логичная точка для пересмотра системы менеджмента качества и планирования внутренних аудитов. От того как будет выстроена программа внутренних аудитов зависит не только готовность к внешним проверкам и сертификации, но и управляемость рисков, устойчивость процессов и репутация компании.
На практике многие организации повторяют одни и те же ошибки при планировании аудитов, из-за чего система менеджмента качества остаётся «на бумаге» и не работает как инструмент управления. Ниже рассмотрим пять типичных ошибок и подходы, которые помогают их избежать.
1. Копирование прошлогодней программы без учёта изменений
Одна из наиболее частых ошибок — использовать программу внутренних аудитов прошлого года, ограничившись изменением дат и года.
При этом за прошедший период могли измениться:
структура и процессы компании;
состав и роль ключевых подрядчиков и поставщиков;
требования заказчиков и регуляторов.
В итоге аудит проводится по устаревшей картине, а не по реальной текущей ситуации.
Рекомендация:
Перед утверждением программы аудитов провести анализ:
актуальных рисков;
изменений в процессах, документации, персонале и инфраструктуре;
результатов прошлых аудитов и статуса корректирующих действий;
новых требований стандартов и клиентов.
2. Фокус только на документах при игнорировании практики
Нередко внутренний аудит сводится к проверке наличия и оформления документов: положений, инструкций, журналов, протоколов. При этом фактическая деятельность сотрудников, реальные практики и человеческий фактор остаются вне поля зрения.
Это создаёт иллюзию соответствия: в документах всё выстроено, но в ежедневной работе процессы идут по-другому.
Рекомендация:
Планировать аудит так, чтобы он включал:
анализ документации;
наблюдение за реальной работой на местах;
интервью с сотрудниками;
проверку понимания ролей, ответственности и последовательности действий.
Документы и практика должны быть согласованы, а не расходиться друг с другом.
3. Отсутствие независимости внутренних аудиторов
Ещё одна распространённая ошибка — когда внутренний аудитор проверяет те процессы, за которые сам отвечает. Формально требование к проведению аудита соблюдено, но независимости и объективности оценки нет.
В результате:
значимые несоответствия могут не быть выявлены;
аудит воспринимается как формальность;
руководитель не получает полной картины по рискам.
Рекомендация:
распределять области аудита так, чтобы сотрудники не проверяли собственную деятельность;
по критичным направлениям привлекать экспертов, не вовлечённых в эти процессы;
при необходимости использовать внешних консультантов для независимой оценки.
4. Отсутствие целей
Часто программа аудита создаётся «для стандарта», а не для руководства. Она никак не связан с реальными целями.
Рекомендация:
планировать внутренние аудиты с четкими целями:
-определение степени соответствия проверяемого объекта предъявляемым к нему требованиям;
- оценка результативности проверяемого объекта по достижению установленных целей в области СМК и др.
5. Отсутствие ресурсов на корректирующие действия
Аудит провели, несоответствия нашли, устранили… а про корректирующие действия забыли.
В итоге:
Изменений в системе не происходит — не хватает времени, людей и бюджета.
Одни и те же проблемы переходят из года в год, а доверие к аудиту и системе качества снижается.
Рекомендация:
ещё на этапе планирования аудитов предусмотреть время и ответственных за работу с результатами;
закладывать ресурс на анализ причин несоответствий и реализацию мер;
фиксировать сроки и критерии оценки результативности корректирующих действий.
Итог: аудит как инструмент управления, а не формальность
Грамотно спланированные внутренние аудиты позволяют:
управлять рисками, а не только «закрывать требования» стандарта;
повышать готовность к инспекциям и внешним проверкам;
выявлять слабые места в процессах до того, как они приведут к серьёзным последствиям;
повышать устойчивость бизнеса и доверие со стороны клиентов и регуляторов.
Если вы хотите пересмотреть подход к планированию аудитов в новом году и сделать систему менеджмента качества рабочим инструментом, а не набором формальных процедур, мы готовы помочь.
Контакты
По вопросам сопровождения по внутренним и внешним аудитам, построению и развитию системы менеджмента качества вы можете обратиться к нам: